Vergaderingen zijn belangrijke momenten voor bedrijven, ze kunnen niet zonder. Het zijn momenten waarop er wordt gebrainstormd, knopen worden doorgehakt en informatie wordt gedeeld. Echter heb je zelf waarschijnlijk ook al eens meegemaakt dat je een vergadering uitliep en het gevoel had dat jullie niets zijn opgeschoten of dat er misschien andere mensen nodig waren bij de meeting. In deze blog geven je 5 tips over hoe je dit tegen kunt gaan en effectiever vergadert.
Tips voor goede vergaderingen
1. Bereid een vergadering goed voor
Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat iedereen weet waar de vergadering over gaat. Dit geeft deelnemers de tijd om zich in te lezen en vragen voor te bereiden.
Je bereid een vergadering goed voor door bij de uitnodiging voor de vergadering het onderwerp en het doel van de vergadering te vermelden. Gaat het bijvoorbeeld om een brainstormsessie of gaan er knopen doorgehakt worden over een bepaald onderwerp? Dit geeft mensen de kans om vragen voor te bereiden voor de vergadering, zodat zij goed voorbereid de vergadering in gaan. Maak tijdens de vergadering genoeg tijd vrij om deze vragen te bespreken.
2. Wijs een notulist aan
Een notulist noteert de belangrijkste punten van de vergadering, zoals doorslaggevende beslissingen die genomen worden of taken die aan iemand worden toegewezen. De notulist moet ook actief deelnemen aan de vergadering, dus kies ook iemand die zich hier prettig bij voelt. Stuur deze notulen aan het einde van de vergadering naar alle werknemers die aanwezig waren of sla he ergens op waar iedereen erbij kan.
3. Zet laptops en telefoons uit
Vooral als er een notulist wordt aangewezen, hoeft niet iedereen zijn laptop open te hebben. Door laptops en telefoons uit te zetten zorg je ervoor dat de aandacht bij de vergadering blijft. Mensen raken snel afgeleid als zij meldingen van bijvoorbeeld inkomende e-mails zien verschijnen. Wanneer deze geopend en beantwoord worden tijdens een vergadering, is de rest van de groep de aandacht van die persoon kwijt.
Zorg dan wel dat je in een vergaderruimte zit waar je een display ter beschikking hebt. Door content te delen op één groot scherm, houd je de aandacht bij de vergadering. Interactieve displays of touchscreens zijn handig voor bijvoorbeeld brainstormsessies, waarbij ideeën en aantekeningen genoteerd moeten worden. Zo is er bijvoorbeeld het Windows collaboration display, waarmee je de gemaakte aantekeningen direct opslaat en deelt.
4. Neem pauzes
Uit onderzoek van Sharp* blijkt dat de meeste mensen niet langer dan 45 minuten geconcentreerd blijven. Daarom is het belangrijk om bij lange vergaderingen een pauze van 10 á 15 minuten te houden.
Een pauze zorgt ervoor dat mensen een moment hebben om de informatie te verwerken en om na te denken over eventuele vragen, ideeën, oplossingen of andere toevoegingen voor de meeting. Als er tijdens de meeting weinig tijd is om de informatie echt te verwerken zouden deze ingevingen pas later komen als de vergadering al is afgerond.
5. Stuur een samenvatting na
Op deze manier hebben de deelnemers van de vergadering de mogelijkheid om terug te lezen wat er besproken en besloten is wanneer zij ermee aan de slag gaan. Soms hebben mensen even een reminder nodig van wat er precies is afgesproken, omdat werkzaamheden pas een paar uur of een paar dagen na de vergadering uitgevoerd worden.
Hulp nodig bij het verbeteren en van vergaderingen?
Bij Sharp hebben we verschillende experts in dient die je helpen bij het effectiever opzetten van vergaderingen. Neem contact op met onze expert. Lees je liever verder? Bekijk dan onze tips voor “hoe je van vergaderen op afstand een succes maakt” of download onze GRATS hulpgids voor effectiever vergaderen.
*Hoe je betere vergaderingen kunt houden – Sharp Electronics Benelux B.V./Tony Shcwartz The Engergy Project.
