Zoekt jouw bedrijf of organisatie naar manieren om effectief op afstand te vergaderen? Door het coronavirus zijn we massaal gaan thuiswerken. Hoe kunnen bedrijven het werken op afstand nog beter opnemen in hun bedrijf en bedrijfsstrategie? Christopher Parker, Senior Product Manager Europa voor visuele solutions bij Sharp, geeft ons een paar tips die elk bedrijf zou moeten volgen.
Hoe je van vergaderen op afstand een succes maakt
Er zijn veel redenen om te vergaderen: van het delen van informatie en het nemen van besluiten tot het brainstormen over nieuwe ideeën of gewoon voor de gezelligheid. Maar als je weet dat de gemiddelde werknemer elke maand een kleine dertig uur aan het vergaderen is, is het niet moeilijk voor te stellen dat vergaderingen een grote kostenpost zijn voor een bedrijf. Om precies te zijn: vergaderen kost een bedrijf al snel 6.508 euro per medewerker per jaar.
Natuurlijk, vergaderen hoort bij de bedrijfscultuur. Maar zoals de coronacrisis heeft laten zien, zijn het doel en de locatie van een moderne vergadering aan het veranderen. Met als resultaat dat we onze manier van werken op afstand opnieuw onder de loep nemen en we personeel trainen in effectief vergaderen. De volgende stappen zijn daarbij essentieel.
1. Kies de juiste technologie
Het is cruciaal om over de juiste technologie te beschikken. Dat betekent niet alleen een snelle internetverbinding, maar vooral hoogwaardige video- en audiokwaliteit. De deelnemer aan een vergadering hoeft niet alleen te kunnen horen; ook zien is essentieel voor betrokkenheid en interactie.
Het zijn niet alleen de deelnemers die van een videovergadering een succes maken – ook de presentator en organisator hebben hier een belangrijke rol in. Als je je publiek namelijk kunt zien, zie je of je boodschap goed doorkomt en of je bepaalde informatie misschien meer moet benadrukken of herhalen. De juiste technologie voor vergaderingen op afstand verbetert de verbale en non-verbale communicatie en leidt tot een betere vergaderervaring.
2. Maak een agenda
Je wilt dat de online vergadering zo productief mogelijk is. Zorg daarom dat er een agenda is voordat de vergadering begint en dat iedereen weet welke punten er besproken gaan worden.
In de agenda moet ook staan wie welk punt behandelt. Door elke deelnemer een rol te geven, neemt iedereen actief deel aan de vergadering. De deelnemers bereiden zich niet alleen goed voor, ze voelen zich ook meer betrokken en zullen makkelijker samenwerken.
3. Nodig het juiste aantal mensen uit
Nodig niet meer mensen uit dan strikt noodzakelijk. Bedenk welke punten op de agenda staan en wat er besproken moet worden, en nodig alleen die mensen uit die een actieve rol hebben. Vergaderingen in kleine groepen, met maximaal vier of vijf mensen, zijn meer gefocust, creëren minder afleiding en zetten sneller aan tot samenwerken.
4. Basisregels voor vergaderen op afstand
Hoewel geen enkele vergadering hetzelfde is en de ene vergadering formeler is dan de ander, zijn er wel een aantal basisregels om de vergadering voor alle betrokkenen soepel te laten verlopen. Controleer voordat de vergadering begint of de techniek en apparatuur werkt (camera, geluid en netwerkverbinding).
Alle deelnemers moeten hun best doen op tijd te zijn. Ruim wat tijd in zodat zij – voordat de vergadering daadwerkelijk begint – wat met elkaar kunnen bijkletsen. Start de vergadering met het oplezen van de agenda en eventueel een voorstelrondje door de deelnemers.
Iedereen neemt de gebruikelijke omgangsregels in acht, waarbij het vooral belangrijk is dat mensen elkaar niet onderbreken en niet door iemand heen praten als die persoon aan het woord is. Niet alleen omdat het zo hoort, maar ook uit praktisch oogpunt: een slechte internetverbinding zou voor een vertraging kunnen zorgen.
5. Stuur een korte samenvatting
Maak na de vergadering een korte samenvatting van de besproken punten en actiepunten, wat er door wie opgeleverd dient te worden en bijbehorende deadlines. Stuur dit naar alle deelnemers zodat ze weten wat er van hen verwacht wordt.
Tot slot: zorg dat al het vergadermateriaal online wordt opgeslagen. Dat geldt ook voor alle documenten die naar aanleiding van de vergadering worden gemaakt. Zorg dat er ook een geluidsopname van de vergadering zelf wordt gemaakt en opgeslagen, zodat mensen die niet bij de vergadering aanwezig waren deze terug kunnen luisteren. Deze simpele regels maken dat vergaderingen op afstand net zo soepel en effectief verlopen als die waarbij iedereen fysiek in één ruimte zit.
Het creëren van de perfecte vergaderruimte – of dit nu op afstand is of op kantoor – moet een vast onderdeel zijn van elke bedrijfsstrategie. Kijk voor meer tips en adviezen van Sharp op www.sharp.nl/samensterker.
