Document Management
Neem de controle over jouw documenten
Niets belemmert de productiviteit meer dan dat werknemers de documenten die ze zoeken niet kunnen vinden. In de huidige digitale wereld gebeurt dit helaas constant. Documenten worden vaak gecreëerd en opgeslagen in verschillende omgevingen: op papier, laptops, USB-sticks, e-mail, de cloud, enzovoort.
Zonder een documentbeheersysteem om dit alles bij te houden, groeit de hoeveelheid documenten met de dag en kunnen organisaties gemakkelijk het spoor bijster raken. Zo loopt de gegevensbeveiliging gevaar, voelen werknemers zich gefrustreerd en heerst er een algemeen gevoel van desorganisatie.
Gelukkig is er Document Management Software om dit probleem op te lossen.
Hoe werkt het?
Documentbeheersystemen voor kleine bedrijven geven je weer de controle, waardoor je grip krijgt op jouw documenten en minder afhankelijk van papier wordt.
Documentbeheer stroomlijnt jouw workflows, of dat nu een computerbestand is of een document dat je hebt geüpload vanaf je printer. Je kunt al jouw documenten veilig vastleggen, opslaan, beheren, delen, afdrukken en ophalen.
Zo veel meer
Maar met de elektronische beheersystemen doe je meer dan alleen het lokaliseren en opslaan van documenten. Zoals de naam al aangeeft, geven ze je ongeëvenaarde mogelijkheden voor documentbeheer. Dit omvat het volgende:
- Transparantie en controle - Je bepaalt zelf welke werknemers toegang krijgen tot welke documenten, op basis van de gevoeligheid van de documenten en het autorisatieniveau van jouw werknemers.
- Productiviteit - Geautoriseerde gebruikers hebben op elk gewenst moment toegang tot alles wat ze nodig hebben, vanaf welk apparaat ze ook werken.
- Versiebeheer - Een documentbeheersysteem zorgt ervoor dat mensen werken vanuit de laatste versie van een document, met de mogelijkheid om wijzigingen zo nodig terug te draaien en terug te keren naar een eerdere versie.
- Samenwerking - Met behulp van document capture kunnen meerdere teamleden hetzelfde document delen, openen en in realtime samenwerken vanaf verschillende apparaten. Dit is cruciaal voor het ondersteunen van samenwerking in de huidige wereld van werken op afstand, waar teamleden niet altijd in hetzelfde kantoorgebouw zijn.
Wat zijn de voordelen?
Document Management software biedt een groot aantal voordelen voor bedrijven van elke omvang, waaronder:
Verbeterde documentbeveiliging en naleving
Door te weten waar jouw documenten zich bevinden en welke gegevens ze bevatten, verminder je de kans op onopzettelijk gegevensverlies. Documentbeheer stelt je ook in staat om te bepalen wie er toegang heeft tot jouw documenten.
Verhoogde productiviteit
Door documenten te bundelen kunnen werknemers gemakkelijker vinden wat ze nodig hebben, met elkaar samenwerken en hun werk dus efficiënter gedaan krijgen.
Lagere kosten
De software vermindert de noodzaak voor afdrukken door documenten digitaal vast te leggen. Dit helpt om de kosten te verlagen en de efficiëntie te verbeteren.
Ontdek onze Document Management Software
Ontdek hoe je de productiviteit in jouw bedrijf verbetert.