Waterschap Rivierenland is continu op zoek naar manieren om de bedrijfsprocessen zo duurzaam mogelijk in te richten. Bijvoorbeeld door de energie die vrijkomt bij waterzuivering te hergebruiken voor andere bedrijfsonderdelen, de zuiveringsinstallaties te voorzien van zonnepanelen, of door maatregelen te treffen om de CO2-uitstoot door medewerkersvervoer te verminderen.
Waterschap Rivierenland bespaart op printers en papier dankzij inzicht in printverbruik
De organisatie heeft de ambitie in 2030 energieneutraal te zijn en de CO2-uitstoot tot een minimum te hebben beperkt. Ook toen het waterschap op zoek ging naar een nieuwe printerleverancier, speelde zijn duurzame missie een belangrijke rol. In het printbeleid liggen vaak nog kansen om te verduurzamen, bijvoorbeeld door het energieverbruik van de printers en het papiergebruik te verminderen.
Het bestuur en de werknemers van Waterschap Rivierenland zetten zich iedere dag in om de voeten van de Nederlandse bevolking droog te houden. De organisatie draagt de zorg voor het dijk- en waterbeheer in het rivierengebied dat zich uitstrekt tussen de plaats bij de Duitse grens waar de Rijn Nederland binnenstroomt, tot aan het Zuid-Hollandse Kinderdijk. Door gebruik te maken van de nieuwste inzichten en innovatieve technieken voor waterkering, worden overstromingen en dijkdoorbraken voorkomen. Het waterschap is daarnaast verantwoordelijk voor de zuivering van afvalwater en het muskusratten- en wegenbeheer in het gebied.
Inzicht in printverbruik
Waterschap Rivierenland was op zoek naar een nieuwe printleverancier die het waterschap kon ondersteunen het printerbeleid te verduurzamen. Zo hielp Sharp Waterschap Rivierenland de besparingsmogelijkheden binnen het toenmalige printbeleid inzichtelijk te maken. De partijen brachten samen het printverbruik en de printkosten in kaart met behulp van periodieke managementrapportages. Hiermee werd snel duidelijk op welke onderdelen nog winst behaald kon worden. Zo bleek dat er sprake was van een over-volume aan printers, omdat een aantal printers slechts in beperkte mate door de medewerkers werd gebruikt. Hierdoor kon Waterschap Rivierenland weloverwogen beslissen om ten opzichte van het vorige contract, tien printers minder aan te schaffen.
Ook bleek uit de rapportage dat het aantal verschillende soorten inkttoners teruggebracht kon worden, bijvoorbeeld door vaker zwartwit te printen in plaats van documenten in kleur af te drukken. Sharp adviseerde daarom zwartwit als standaard kleurenoptie in te stellen, waardoor werknemers minder snel in kleur zullen afdrukken. Hierdoor kon Waterschap Rivierenland een kleiner assortiment aan, eenvoudig recyclebare, kleurentoners afnemen, en zo de voorraden aanzienlijk verkleinen.
Steven Verdonk, Contractmanager bij Waterschap Rivierenland: “Als wij een voorbeeld willen zijn voor andere organisaties voor wat betreft maatschappelijk verantwoord ondernemen, moeten we partners zoeken die aan onze voorbeeldfunctie kunnen bijdragen. Zo kijken we altijd naar de manier waarop onze leveranciers omgaan met arbeidsomstandigheden in het productieproces en mensenrechten. Daarnaast spelen milieuzaken zoals recycling en het energieverbruik van de machines een rol. Zo behoort het energieverbruik van de machines van Sharp tot een van de laagste uit de markt.”
Overweeg je een nieuwe printer aan te schaffen?
Wij kijken samen met jou naar welke printer het meest geschikt is voor jouw organisatie, welke functionaliteiten het beste bij jou passen en hoeveel printers jouw organisatie nodig heeft.
Implementatie
Om er zeker van te zijn dat Sharp aan alle technische eisen voldeed, werd nog voor de implementatie een ‘functionele test’ met de nieuwe printers uitgevoerd. Waterschap Rivierenland wilde daarnaast een leverancier met een uitgewerkt implementatieplan, snelle afhandeling van storingen en training van de werknemers. Toen Sharp aan alle eisen bleek te voldoen, werden binnen één dag alle 27 printers vervangen. Om medewerkers op weg te helpen met de nieuwe printers schreef Waterschap Rivierenland een uitgebreide handleiding. Daarnaast werden drie dagen lang instructeurs van Sharp op locatie ingezet, om de eerstelijns medewerkers te ondersteunen.
Het gebruikersgemak voor de werknemers van Waterschap Rivierenland is er dankzij de nieuwe printers op vooruitgegaan. Werknemers kunnen de printers nu eenvoudig activeren met een pasje dat is aangesloten op het P-counter-systeem. Bovendien kunnen gebruikers dankzij het follow-me-systeem overal in het gebouw printen. Het systeem slaat documenten op de server op, waardoor de gebruiker zijn documenten bij iedere printer kan ophalen door de betreffende printer met een pasje te activeren. Ook dit soort zaken helpen het printverbruik verminderen, omdat documenten niet onnodig worden afgedrukt als een gebruiker het document per ongeluk naar de verkeerde printer in het gebouw stuurt. Gebruikers hoeven zich bovendien geen zorgen te maken over de veiligheid van hun documenten: de printers zijn zo ingesteld dat afgedrukte documenten niet door andere gebruikers terug te vinden zijn.
Eerste stap gezet
Door het aantal printers met ruim 25 procent te verminderen, de aanschaf van energiezuinige printers en de efficiëntieslag in inkoop- en voorraadprocessen, heeft Waterschap Rivierenland een eerste stap gezet naar een milieuvriendelijker printbeleid met lagere kosten. De volgende stap is een significante vermindering van het aantal afdrukken door werknemers te stimuleren documenten vaker digitaal te lezen. Verdonk vertelt: “We willen er graag naartoe dat werknemers documenten vanaf hun tablet of computer lezen, in plaats van documenten altijd uit te printen. Dat is alleen niet iets wat je zomaar bewerkstelligt, want zeker als het gaat om documenten met meerdere pagina’s, lezen mensen nu toch nog liever van papier. We hopen dat we daar in de toekomst verandering in kunnen brengen.”
Ondertussen blijft Waterschap Rivierenland investeren in haar ambitie in 2030 energieneutraal te zijn.
“Met het nieuwe printerpark komen we weer wat dichterbij ons doel. Nu moeten we blijven monitoren waar de kansen voor besparing liggen”, aldus Verdonk. Waterschap Rivierenland hoopt zo niet alleen bij te dragen aan de kwaliteit van het watergebied in Nederland, maar ook aan de kwaliteit van de natuur en het milieu in heel Nederland.
