Wanneer digitalisering zijn intrede doet in de klaslokalen, de lesmethodes en in de organisatie van een onderwijsinstelling, komen ook tal van vraagstukken op tafel over bijvoorbeeld privacy, veiligheid en IT-kennis. En wat te denken van het kostenaspect? Hoe voorkomen scholen dat digitalisering de organisatie onbedoeld complexer maakt en de kosten die met ICT-diensten gemoeid gaan onnodig hoog oplopen?
Hoe voorkomen scholen dat hun organisatie onbedoeld complexer wordt en kosten hoog oplopen?
Peter Jonkers, directeur-bestuurder bij, liep net als veel andere schoolbestuurders tegen deze vraag aan en besloot daarop het gehele printerpark opnieuw in te richten met multifunctionele printers (MFP’s). Hiermee wist hij zijn organisatie verder te digitaliseren en tevens een flinke besparingsslag te maken.
Stichting Primo is een overkoepelende onderwijsorganisatie voor openbaar basisonderwijs in Schiedam. Met elf scholen, waaronder een Montessorischool, een Daltonschool en een school voor speciaal basisonderwijs, wil de instelling voor ieder kind een plek bieden waar het zich thuis voelt. Digitalisering en innovatie staan daarbij hoog in het vaandel.
Jonkers: “Digitalisering van het onderwijs kan echt het verschil maken. Stel je bijvoorbeeld eens voor dat leerlingen een toets maken op een computer. Docenten hoeven dan niet uren te corrigeren, omdat de computer in een oogwenk de antwoorden van de leerling vergelijkt met de antwoorden van het correctiemodel. Het is zelfs mogelijk om al tijdens de toets de moeilijkheidsgraad van de vragen aan te passen: geeft een leerling louter goede antwoorden, dan kun je hem moeilijkere vragen voorleggen. Zo kun je gepersonaliseerd onderwijs aanbieden en leerlingen uitdagen op hun eigen niveau. Docenten kunnen de tijd die ze besparen op correctiewerk vervolgens besteden aan het begeleiden van de individuele leerling.”
Digitalisering in het onderwijs
Het digitaliseren verliep echter niet vlekkeloos bij Stichting Primo. Jonkers: “Wij kregen bijvoorbeeld te maken met steeds meer verschillende apparaten. Ieder apparaat moest op een andere manier worden bediend en vroeg om zijn eigen specifieke software. Daarnaast zat achter ieder apparaat een andere leverancier met een eigen factuur, contract en klantenservice. We zagen door de bomen het bos niet meer en het leek er in de toekomst ook niet eenvoudiger op te worden.”
Stichting Primo besloot daarom te onderzoeken hoe de ICT-diensten eenvoudiger en efficiënter ingericht konden worden. Een van de oplossingen bleek het samenvoegen van alle printers tot één printerpark onder de hoede van één leverancier. Jonkers: “Dat is niet alleen overzichtelijker, maar ook voordeliger. Wanneer alle printers afkomstig zijn van één leverancier, dan heb je te maken met één aanspreekpunt, één gebruikersinterface en één factuur. Dat scheelt aanzienlijk in de indirecte kosten. Je bent namelijk minder tijd kwijt aan contractmanagement, factuurafhandeling en training van je personeel. Daarnaast kun je met de leverancier praten over schaalvoordeel.”
Jonkers legde het vraagstuk voor aan de Onderwijs Inkoop Groep (OIG). “We wilden dat de inkooporganisatie voor ons uitzocht welke printerleveranciers het beste aansloten op onze behoefte en de gewenste consolidatie voor ons konden bewerkstelligen. Voor ons printerpark stelde Onderwijs Inkoop Groep elektronicaconcern Sharp voor. Deze partij groeit sterk in de markt en de kwaliteit van de MFP’s en software van Sharp doet niet onder voor die van andere printerleveranciers”, vertelt Jonkers.
Overweeg je een nieuwe printer aan te schaffen?
Wij kijken samen met jou naar welke printer het meest geschikt is voor jouw organisatie, welke functionaliteiten het beste bij jou passen en hoeveel printers jouw organisatie nodig heeft.
Levering in de vakantie
Jonkers: “In het onderwijs moet je snel kunnen schakelen: als de zomervakantie zich aandient, is dat de ideale gelegenheid om je printerpark te vervangen. Je kunt tenslotte niet midden in het schooljaar ‘even’ de lessen stilleggen, omdat de printers moeten worden vervangen.” Omer Mujakić, de verantwoordelijke accountmanager van Sharp, begrijpt dat. Hij werkt zelf ook als (gast)docent en weet dus precies wat onderwijsinstellingen verwachten van hun apparatuur en hoe hij ze het beste kan helpen.
‘Snelle levering’ is daar een voorbeeld van. “Sharp kreeg het voor elkaar binnen twee dagen alle printers om te ruilen en te installeren. Dat is geen geringe opgave als je bedenkt dat het ging om 25 apparaten, verspreid over 18 locaties. Daarnaast werkt niet iedere locatie met dezelfde netwerkleverancier. Dat vergde veel afstemming met alle partijen”, aldus Jonkers.
Jonkers: “Veel meer tijd dan twee dagen kreeg Sharp ook niet, want de levering werd vlak voor het einde van de vakantie gepland. We wilden namelijk dat Sharp ons personeel op de dag van de installatie zou leren hoe ze met de apparaten om moesten gaan. Maar dan moest iedereen natuurlijk wel terug van vakantie zijn. Dus zodra alle medewerkers er weer waren maar de lessen nog niet begonnen, kwam een gecertificeerde trainer op iedere locatie een verantwoordelijk personeelslid opleiden. Hij gaf vervolgens op zijn beurt de instructies weer door aan zijn collega’s.”
Een ander kenmerk waar je rekening mee moet houden als het om printers voor het onderwijs gaat, is de gebruiksvriendelijkheid. Mujakić: “Iedereen moet de printers kunnen bedienen: van jong tot oud, IT-kennis of niet. Alle printers beschikken daarom over dezelfde gebruikersinterface die de functies overzichtelijk weergeeft. Kun je één printer bedienen, dan begrijp je ze allemaal.”
Op afstand uitlezen
Jonkers: “Sommige kleine papierstoringen worden door onze IT-beheerders zelf opgelost, maar alle andere storingen neemt Sharp op zich. Een voorbeeld van een activiteit die zij zelf oppakken, is het vervangen van de toner. Dat gaat heel eenvoudig: de machines worden op afstand uitgelezen en als de toner bijna op is, stuurt de printer een signaal naar Sharp. Dit signaal wordt automatisch verwerkt als bestelling en naar ons verstuurd. Doordat alles automatisch verloopt, hebben we er geen omkijken naar. Zo kunnen we flink besparen op de kosten voor bijvoorbeeld personeel.”
Ook de facturatie verloopt automatisch: daar komt vrijwel geen secretaresse of administratie meer aan te pas. Iedere organisatie binnen de instelling beschikt over een eigen authenticatiecode. Daarmee kunnen ze niet alleen beveiligd afdrukken – iedere school wil tenslotte zeker weten dat prints zoals toetsen, niet in de verkeerde handen kunnen vallen – maar is het ook eenvoudig te achterhalen hoeveel iedereen print. Dit wordt eens per kwartaal uitgelezen en weergegeven in een gespecificeerde rekening. Stichting Primo hoeft vooraf geen printtegoeden in te kopen en betaalt alleen voor het werkelijke aantal afgedrukte pagina’s. “Factuurverwerking kost normaal gesproken veel tijd en dus geld. Zonde, want scholen kunnen hun budgetten maar één keer aanwenden”, vertelt Jonkers. “Maar doordat onze nieuwe printerleverancier Sharp er voor zorgt dat alles geautomatiseerd verloopt, hoeven wij ons nergens druk over te maken.”
Printer offerte aanvragen?
Wil je een offerte ontvangen voor een printer? Klik dan op onderstaande button en dan zal een van onze medewerkers contact met je opnemen.
Papierloos onderwijs
Bij Stichting Primo mondde het digitaliseren uit in de wens tot ‘papierloos onderwijs’. Daarom was de instelling ook op zoek naar MFP’s: die beschikken naast print- en kopieeropties tevens over scanmogelijkheden. Sharp heeft de scanoptie een opvallende plaats gegeven in het bedieningspaneel om werknemers te stimuleren meer te scannen in plaats van te printen. Daarnaast zijn de MFP’s voorzien van Sharpdesk Mobile, zodat medewerkers een scan direct naar hun eigen mobiele apparaten kunnen sturen zonder dat ze hiervoor extra software nodig hebben.
“Vandaag de dag wordt er nog steeds veel geprint”, vertelt Jonkers. “Docenten hoeven weliswaar geen toetsen meer te printen als deze via de computer worden gemaakt, maar doordat ze steeds meer gepersonaliseerd onderwijs aanbieden, gaan ze ook meer afwijkende lesmethodes en opdrachten per leerling ontwikkelen en printen. Met de ondersteuning die uitgaat van de scanoptie op de MFP’s en de Sharpdesk Mobile-functie, hopen we dat dit in de toekomst verder terug zal lopen.”
Klaar voor de toekomst
Aan de MFP’s zal het in ieder geval niet liggen volgens Jonkers: “Hiermee zijn we klaar voor de steeds verdere digitalisering van het onderwijs. Het zijn snelle en efficiënte apparaten, met als grootste voordeel dat er eenvoudig nieuwe applicaties aan toegevoegd kunnen worden zonder dat dit een aanpassing van de hardware vergt. Daardoor kunnen de printers met onze toekomstige wensen meegroeien.”
Zo zou Jonkers in de toekomst graag een applicatie willen toevoegen waarmee de MFP’s kunnen worden verbonden aan Chromebooks. “Daar kun je geen programma’s op installeren, dus het zou prachtig zijn als Sharp daar een toegankelijke en betaalbare oplossing voor zou bedenken. Sharp kan een dergelijke applicatie eenvoudig installeren op onze huidige apparatuur, zonder dat wij daar iets voor hoeven te doen”, zegt Jonkers.
Jonkers: “We zijn blij dat we al onze printerfaciliteiten ondergebracht hebben bij één leverancier. De technologie sluit precies aan op de manier waarop wij innovatief onderwijs voor ons zien. Daarnaast besparen we aanzienlijk op de kosten. Ook niet geheel onbelangrijk in een sector waarin budgetten steeds verder onder druk komen te staan.”
