Behoud jij het overzicht nog over je bestanden? We werken veelal online en delen daar bestanden en documenten in verschillende vormen en versies. Vroeger gingen documenten een archiefkast in of werden deze in mappen opgeslagen, vaak op een bureau en toegankelijk voor collega’s. Tegenwoordig gaat dit online een stuk makkelijker, maar we creëren dan ook een stuk meer documenten dan vroeger. De afgelopen jaren hebben veel bedrijven hun archief gedigitaliseerd of zijn ze daar momenteel mee bezig. Het opslaan en verwerken van deze documenten in een vooraf afgesproken structuur noemen we Document Management. Dit zorgt ervoor dat jij het overzicht niet verliest.
Wat is een Document Management Systeem?
Wat is Document Management?
Document Management is een systeem waarmee je documenten verzamelt en beheert. In alle documenten die we generen en opslaan staat allerlei informatie. Een Document Management systeem sorteert en filtert deze informatie, waardoor je door middel van zoekwoorden het juiste bestand vindt.
Een Document Management Systeem klink heel duur en ingewikkeld, maar dat is het niet. Als jouw bedrijf met Office 365 werkt bijvoorbeeld, dan heb je ook standaard beschikking tot een DMS-systeem. Je zoekt hiermee binnen jouw opslaglocaties naar bestanden met bijvoorbeeld een zoekwoord, wie de eigenaar is of wanneer het document is gecreëerd en opgeslagen.
Hoe werkt het?
Een belangrijk element van een Document Management Systeem is metadata. Deze metadata beschrijft gegevens en inhoud van het document. Ze beschrijven onder andere wanneer en door wie een document is aangemaakt. Je kunt ook zelf informatie toewijzen aan een document door in de titel beschrijvende informatie te zetten.
Sla je een document voor een persoon of klant op? Geef het document dan een naam waar informatie in staat, zoals de naam of het klantnummer. Ben je later op zoek naar dit document? Dan hoef je alleen het klantnummer of de klantnaam in te vullen en alle documenten waar die informatie in voorkomt verschijnen op jouw beeldscherm. Zo wordt het zoekproces vergemakkelijkt en hoeft personeel niet constant op zoek naar de juiste locatie van bestanden.
In het bovenstaande geval is een Document Management Systeem meer een werkwijze en afspraak die je met jezelf en collega’s aangaat om informatie, bestanden en documenten eenvoudig terug te vinden, zodat je niet lang hoeft te zoeken naar dat ene bestand van die ene klant.
Zo werkt het óók op printers
Document Management werkt niet alleen op computers, maar ook op printers en kopieerapparaten. Printers kunnen verbinding maken met jouw clouddienst en zo maak je op de Sharp printers gebruik van jouw DMS. Hierdoor kun je een document rechtstreeks naar jouw cloudomgeving sturen en zorgen dat het direct met de juiste bestandsnaam op de juiste bestandslocatie terecht komt.
Voordat je gaat scannen kies je via het display van de printer in welke map en onder welke bestandsnaam jouw document moet worden opgeslagen. De printer herkent het type document en zorgt dat het bestand op de aangewezen locatie wordt opgeslagen. Als je later het document wilt openen zoek je simpelweg op een zoekwoord dat in dat document voorkomt.
Voordelen van DMS
Een Document Management Systeem helpt je om documenten te sorteren en ze weer gemakkelijk terug te vinden. Maar het brengt ook andere voordelen met zich mee, zoals het altijd toegang hebben tot eerdere versies van een document. Werk je tegelijk met iemand samen in hetzelfde document of zijn er ongewenste wijzigingen aangebracht aan je document? Dan kun je met een DMS gemakkelijk de vorige versie terughalen.
Documentbeveiliging & back-up
Een DMS-systeem, of je deze nu vanaf je printer of gewoon vanaf de computer gebruikt, zorgt voor een goede beveiliging van jouw documenten. Middels verschillende rechten en rollen kunnen beheerders aangeven wie bepaalde documenten, folders of zelfs applicaties mag inzien en gebruiken. Zo heeft HR bijvoorbeeld alleen toegang tot gegevens van personeelsleden en de administratie tot haar documenten en bestanden.
Een Document Management Systeem zorgt ervoor dat je altijd een back-up hebt van de documenten die op je computer staan. Wanneer je jouw DMS koppelt met jouw cloudomgeving, houdt dat in dat wanneer de laptop crasht en alle gegevens van je laptop verloren zijn, alles nog opgeslagen staat in de cloud. Zo ben je niet al je documenten kwijt en zet je deze zo weer terug op de laptop.
