Sharp lanceerde onlangs Synappx Cloud Print. Dit is een cloud-gebaseerde printbeheeroplossing die speciaal is ontwikkeld voor kleine en middelgrote bedrijven om duurzamer en beveiligd te printen. Maar wat houdt het precies in, hoe werkt het, en wat zijn de voordelen voor mkb-organisaties? Marco van Vliet, Product Manager Office Solutions bij Sharp, deelt zijn inzichten over de belangrijkste functies van de service en de voordelen voor het mkb.
Wat is Synappx Cloud print?
Synappx Cloud Print is een beveiligde printmanagementoplossing die printen (en het beheer ervan) een stuk simpeler maakt. Synappx Cloud Print is vergelijkbaar met de traditionele Follow-Me-printoplossingen. In de basis werkt het namelijk hetzelfde: gebruikers kunnen vanaf elke locatie binnen het bedrijfsnetwerk printen en de printopdracht wordt pas vrijgegeven wanneer de gebruiker zich bij de printer aanmeldt via een pas of pincode, of door een QR-code te scannen. Dat vermindert het risico dat vertrouwelijke informatie onbeheerd achterblijft op de printer. Met de Follow-Me-functionaliteit kan een gebruiker de printopdracht ophalen bij een willekeurige printer. Wanneer er meerdere printers aanwezig zijn binnen het bedrijf kan de opdracht eenvoudig worden opgehaald bij de printer die op dat moment het dichtst bij de gebruiker is. Je hoeft dus niet vooraf een specifieke printer te kiezen die je wil gebruiken.
Iets wat Synappx Cloud Print onderscheid van de traditionele Follow-Me-oplossing is dat de applicatie volledig cloud-gebaseerd is en voorzien is van extra beveiligingsfuncties zoals aanmelden met een toegangspas, pincode of QR-code of twee-factor-authenticatie. Daarnaast vereist elke verbinding met Synappx Cloud Print authenticatie met de Entra ID (voorheen Azure Active Directory) van de gebruiker. De oplossing is ontworpen op basis van het Zero Trust Design. om de privacy te waarborgen. Alle verbindingen tussen zowel de computer en de printer als de Synappx Cloud Print-toepassing worden beschermd op basis van TLS 1.3 en alle data die wordt vastgehouden of verstuurd is volledig versleuteld.
Alle voordelen op een rijtje
1. Verbeterde beveiliging
Gebruikers moeten zich bij de printer aanmelden voordat een printopdracht wordt vrijgegeven. Dit vermindert het risico dat vertrouwelijke informatie onbeheerd achterblijft op de uitvoer. En de gebruiker in kwestie kan enkel persoonlijke printopdrachten vrijgeven; opdrachten van anderen zijn niet zichtbaar.
2. Kostenbesparing
Als mkb betaal je een abonnement per kopieermachine/printer. Zo betaal je enkel voor het aantal apparaten dat daadwerkelijk in gebruik is. Hierdoor kan een bedrijf gemakkelijk de kosten beheren. Ook op de kosten van het beheer van een printserver kan bespaard worden, omdat deze niet meer nodig is.
3. Flexibiliteit en schaalbaarheid
Het flexibele abonnementsmodel maakt het gemakkelijk om de dienst op- of af te schalen. Dit zorgt ervoor dat bedrijven zich kunnen aanpassen aan veranderende bedrijfsomstandigheden. Zo blijven de kosten overzichtelijk en beheersbaar.
4. Duurzaamheid bevorderen
Synappx Cloud Print stimuleert duurzaam printgedrag, zoals standaard dubbelzijdig- en zwart-wit afdrukken. Dit vermindert papierverbruik en kostenverspilling en verkleint de impact op het milieu. Printopdrachten kunnen via het display van de printer nog aangepast of verwijderd worden wanneer het een verkeerde opdracht betreft. Gebruikers worden ook gestimuleerd om duurzaam af te drukken door bijvoorbeeld meldingen te ontvangen op het display over hoeveel pagina’s ze bespaard hebben, en/of ze krijgen de melding welke instelling de milieuvriendelijkste keuze is.
5. Efficiënte gebruikerservaring
Met deze oplossing kunnen gebruikers eenvoudig printopdrachten verzenden vanaf elk apparaat en naar elke printer binnen het bedrijfsnetwerk. Met je toegangspas, pincode of door het scannen van een QR-code meld je jezelf aan bij een willekeurige printer in het bedrijfsnetwerk om je printopdrachten op te halen. Vervolgens selecteer je één of meerdere persoonlijke printopdrachten die je op dat moment wil afdrukken. Je hoeft nu niet meer in je netwerk op zoek te gaan naar de juiste printer. Dit scheelt niet alleen veel frustratie, maar verhoogt ook de productiviteit.
6. Geen externe hardware nodig
Synappx Cloud Print werkt vanuit de cloud en dat betekent dat het mkb geen printserver of andere externe hardware meer moet aanschaffen of onderhouden, die in traditionele printomgevingen vaak wel nodig is om bepaalde printfuncties mogelijk te maken (zoals beveiligd afdrukken of de Follow-Me-functionaliteit).
7. Controle op veiligheid en gebruik
Dankzij een overzichtelijk beheerportaal hebben IT-beheerders een overzicht van de META-gegevens van printopdrachten binnen de organisatie. Hierdoor kunnen beheerders, ongeacht waar zij zich bevinden, gebruikers en printers beheren, het printgebruik monitoren, diverse standaardrapportages raadplegen, standaardinstellingen voor gebruikers instellen en de beveiligingsinstellingen bepalen voor de printomgeving. Dit zorgt ervoor dat een printbeleid eenvoudig kan worden bijgewerkt en er voldoende overzicht blijft op de gebruikskosten.
